Về cơ bản, công tác văn thư lưu trữ
là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường.
Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn
thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu
giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà
trường và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo
quản và tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt
chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ lịch sử.
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường,
tôi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu
đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. các tài liệu được
lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác
và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không
thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn
các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nha trường được tiến hành nhanh hay
chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt
công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược
lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu
trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ là
cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập một cách
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công
tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Vai trò của công tác văn thư và lưu
trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy
phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông
tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của
nhà trường.
Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà
trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử ký nhanh chóng và đáp ứng
được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện
thao dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có
thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải
cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực
thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp
phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra và giám sát.
Góp phần bảo vệ những bí mật thông
tin có lien quan đến cơ quan, tổ chức.
Từ đó có thể thấy được nếu quan tâm
làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của
nhà trường được thông suốt. Từ đó góp phàn nâng cao hiệu quả quản lý hành chính
nhà nước và thúc đảy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Tôi
thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí vai
trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm
đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp góp phàn
tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý của trường mình.
Bất kỳ một đơn vị hành chính sự
nghiệp nào, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một bộ phận văn thư lưu trữ.
Thực tế công tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà
chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và
tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong văn phòng các đơn vị trường
học. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến
thức chuyên môn nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu.
Đề tài này được tôi nghiên cứu trong
phạm vi trường Trường mầm non, thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn
phòng nói chung và nhân viên văn thư trong tất cả các trường học nói riêng.
Để góp phần thúc đẩy thực hiện
việc xây
dựng
trường đạt chuẩn Quốc gia. Trong thời đại ngày nay dù
công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những hồ sơ
minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian
từng công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ
Để công
việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn
thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng
một cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành
cái dễ, để thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và
đạt hiệu quả cao.